Specjalnie dla naszych użytkowników przygotowaliśmy poradnik, w którym skupimy się na 5 wybranych przez nas obszarach, które warto zautomatyzować w swojej firmie taksówkarskiej. Automatyzacja procesów pozwala nam zaoszczędzić wiele cennego czasu, a następnie przekazać go na inne, ważniejsze procesy których nie można zautomatyzować. Serdecznie zachęcamy do zapoznania się z treścią naszego artykułu.
Rozliczenia kierowców
Zdecydowanie jeden z najbardziej czasochłonnych procesów we flotach, szczególnie z procesem rozliczeń problem mają firmy, w skład których nie wchodzą osoby biegłe w arkuszach kalkulacyjnych. Firmy które wprowadziły nasz kalkulator wynagrodzeń znacząco zredukowały czas, który pracownicy poświęcali na wykonanie rozliczeń. W swoich realizacjach skróciliśmy czas rozliczeń z dwóch dni do 15 – 30 minut tygodniowo.
Jak działa nasz system do rozliczeń?
Pierwszym krokiem jest umieszczenie plików csv w jednym, wybranym przez siebie folderze na Twoim dysku Google. Kolejnym krokiem jest otworzenie naszego systemu do rozliczeń i naciśnięcie przycisku, który automatycznie zaczyta wszystkie dane do systemu. Po tym kroku należy zaktualizować listę kierowców – jeśli pojawił się nowy kierowca to należy go dodać. Nasz system podpowiada Ci, których kierowców należy dodać – aby ich wyniki były wyświetlane. Całość procesu wprawionym osobom zajmuje do 15 minut. Następnie rozliczenia mogą zostać przesłane np. do panelu kierowcy.
Poza synchronizacją z naszym panelem, informacje o wynagrodzeniach kierowców mogą zostać również przesłane z wykorzystaniem wiadomości e-mail lub sms.
Zarządzanie flotą taksówek
Jeśli Twoje taksówki wyposażone są w lokalizatory GPS, to bardzo dobrym pomysłem jest zautomatyzowanie procesów związanych z utrzymaniem floty. Wykorzystując dane z GPS jesteśmy w stanie przygotować system, który będzie automatycznie planował serwisy olejowe. Zazwyczaj wdrażamy system, który przesyła każdego dnia informację na wskazany adres email z serwisami olejowymi do umówienia w serwisie. Powiadomienia mogą być wysyłane w dwóch interwałach, np. 1500 km do wymianu oleju i dodatkowy alert, przy braku zaplanowanego lub wykonanego serwisu – 500 km przed.
Wykorzystanie danych z GPS umożliwia nam również weryfikowanie ewentualnego limitu kilometrów, a przy przekroczeniu limitu w cyklu tygodniowym lub miesięcznym może być generowane powiadomienie do wybranej osoby / kierowcy.
Wdrożenie systemu CRM
Każda flota potrzebuje korzystać z narzędzi, które będą umożliwiały gromadzenie danych dotyczących kierowców w jednym miejscu. Jakie dane warto gromadzić i dlaczego?
Warto gromadzić dane dotyczące procesu rekrutacji, w tym ważne jest, aby uwzględnić informację na temat pochodzenia kierowcy (np. Facebook ads czy olx), czy aktualnego etapu rekrutacji. Dodatkowo nasz system CRM możemy zintegrować dodatkowo np. z infolinią i uzyskiwać informację na temat połączeń. Dzięki temu przy każdym kandydacie możemy mieć jego pełną historię, odsłuchać każdą rozmowę czy zwyryfikować kiedy było pierwsze połączenie do kandydata.
Odpowiedni system CRM pozwala nam uszczelnić proces rekrutacji, dzięki czemu nie przegapisz więcej świeżych kontaktów do kandydatów.
Generowanie dokumentów kierowców
Po przyjęciu każdego kierowcy podpisujesz z nim szereg dokumentów. Ręczne wypełnianie tych dokumentów, a następnie ich drukowanie może być procesem czasochłonnym. W CABGO przygotowaliśmy generator dokumentów, dzięki któremu w mgnieniu oka przygotujesz wszystkie wymagane dokumenty dla pracownika.
Nasz system do generowania dokumentów może zostać zintegrowany bezpośrednio z naszym kalkulatorem wynagrodzeń, lub może działać jako odrębna aplikacja. Nie ma problemu kiedy zatrudniasz swoich kierowców na kilka sposób, np. umowa B2B czy umowa zlecenie – nasz system przygotuje odpowiednie dokumenty.
Porządek w dokumentach
Dla każdego z kierowców tworzony jest osobny folder, a następnie w środku tworzone są stosowne dokumenty. Dzięki takiej organizacji, wszystkie dokumenty masz dobrze zorganizowane i w jednym miejscu.
System do wynajmów taxi
Zdajemy sobie sprawę jak dużo pracy jest związanej z wydawaniem samochodów na wynajem. Zdajemy sobie również sprawę ile czasu należy poświęcić na to, aby dokumenty znalazły się w odpowiednich miejscach.
Aby wyjść na przeciw tym problemom, przygotowaliśmy nasz autorski system do wynajmu samochodów. Nasz system ma możliwość integracji z dowolnym dostawcą GPS (o ile posiada API, lub inną formę komunikacji). Dzięki integracji z GPS Twój pracownik ma podgląd na aktualny przebieg pojazdu, oraz może wypełnić wszystkie elementy dotyczące umowy w interaktywnym formularzu. Podczas wydawania pojazdu obowiązkowe może być również wykonanie zdjęć samochodu przez pracownika, czy zdjęcia prawa jazdy kierowcy.
Wszystkie informację dotyczące wynajmu trafiają do bazy danych, dzięki czemu w jednym miejscu możesz znaleźć szczegółowe informację na temat każdego najmu.
Podsumowanie
Omówiliśmy 5 obszarów, które warto zautomatyzować w swojej firmie. Automatyzacja procesów pozwala nam zaoszczędzić bardzo dużo czasu, dzięki czemu możemy przeznaczyć go na poprawę innych obszarów w firmie. Jesteśmy liderem rozwiązań IT dla partnerów flotowych, tworzymy unikalne systemy pod danego partnera flotowego. Niektóre z naszych gotowych rozwiązań mogą zostać dostosowane do specyfiki działalności konkretnego partnera, co znacząco skraca czas potrzebny na wdrożenie.
